AVG

Privacybeleid van K.Z. & R.V. Hollandia

Dit privacybeleid bestaat uit 2 delen. Deel A is bestemd voor leden, vrijwilligers, donateurs of andere geïnteresseerden. Deel B is bestemd voor deelnemers.

Deel A

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die K.Z. & R.V. Hollandia (hierna: “Hollandia” ) verwerkt van haar [leden, vrijwilligers, donateurs of andere geïnteresseerden].

Als je lid wordt van Hollandia, deel neemt als vrijwilliger aan één van de wedstrijdcomités, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan  Hollandia verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.
Wij adviseren je om het Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor je eigen administratie.

  1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
K.Z. & R.V. Hollandia. De functionaris leden/donateurbeheer is bereikbaar via secretaris@kzrvhollandia.nl

  1. Welke gegevens verwerkt Hollandia en voor welk doel

2.1  In het kader van jouw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats
b) adresgegevens eventueel postadres
c) telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s)

2.2  Hollandia verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a)  je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden tbv certificeringen van 3e instanties, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie,
b)  je naam, adresgegevens en telefoonnummer wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van Hollandia;
c)  je naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, b. van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen, afgenomen diensten af te wikkelen.

2.3 Je naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk twee jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met Hollandia en je te informeren over de ontwikkelingen van Hollandia. Je telefoonnummer wordt toegevoegd aan de vrijwilligers app groep. Je kan elk moment uit deze groep stappen.

E-mail berichtgeving (opt-out):

Hollandia gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over (het lidmaatschap van) Hollandia. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing of door het sturen van een reply op de mail met het verzoek om je niet meer te mailen.

  1. Bewaartermijnen

Hollandia verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschappen tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd. Ben je vrijwilliger? Dan bewaart Hollandia je persoonsgegevens gedurende 10 jaar na afloop van de laatste keer dat je deel nam aan een evenement. Ben je deelnemer? Dan bewaart Hollandia je gegevens zolang als de wedstrijdinformatie online blijft staan.

  1. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

4.1  Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft Hollandia passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

4.2  Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt Hollandia gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst.

  1. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

5.1  Via de ledenadministratie van Hollandia kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. Hollandia zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren

5.2  Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.

5.3  Indien je klachten hebt over de wijze waarop Hollandia je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

5.4  Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie secretaris@kzrvhollandia.nl

  1. Wijzigingen

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

Deel B

PRIVACYSTATEMENT WEDSTRIJDEN K.Z. & R.V. ‘Hollandia’-

Koninklijke Zeil- & Roeivereniging Hollandia (Oosterhaven 28-29, 1671AB), hierna te noemen “K.Z. & R.V. ‘Hollandia’”, verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante privacy wet- en regelgeving.

Inschrijving en organisatie

Om de deelname aan een wedstrijd mogelijk te maken (de deelnameovereenkomst uit te voeren) verwerkt K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ van de deelnemers:

  • voor- en achternaam
  • woonplaats
  • licentienummer
  • e-mailadres en telefoonnummer
  • rekeningnummer
  • bootnaam en klasse
  • zeilnummer

Deze gegevens worden verwerkt om personen als deelnemers te registreren, om de wedstrijdindeling te maken, te communiceren over deelname aan de wedstrijd, inschrijvingsgeld te innen en andere voorkomende activiteiten uit te voeren die noodzakelijk zijn in verband met de organisatie van de wedstrijd. K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ bewaart deze gegevens 5 jaar.

Wedstrijduitslagen/deelnemerslijsten/ protestmededelingen

Ook verwerkt K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ in verband met de organisatie van de wedstrijd en uitvoering van de deelnameovereenkomst, de bovengenoemde overzichten. In deze overzichten zijn opgenomen:

  • de deelnemers
  • de protesten
  • de resultaten
  • informatie over de locatie en datum van de wedstrijd
  • de wedstrijdcategorie
  • voor- en achternamen van de deelnemers in/exclusief bemanning
  • woonplaats
  • licentienummer
  • bootnaam en klasse
  • zeilnummer

 K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ bewaart deze gegevens 10 jaar. Na afloop van deze termijn worden de wedstrijduitslagen vanwege de historische en statistische waarde daarvan gearchiveerd.

Publicatie van wedstrijduitslagen

Wedstrijduitslagen worden in verband met de organisatie van de wedstrijd gedeeld met de deelnemers.

De wedstrijduitslagen worden ook openbaar gedeeld en gepubliceerd via de website van K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ (www.kzrvHollandia.nl). K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ heeft hierbij een gerechtvaardigd belang wegens het publiciteitsbelang voor de zeilers, teams en sponsoren en de promotie van de watersport in het algemeen. Heeft u bezwaar tegen openbare publicatie? Dan kunt u dat gemotiveerd kenbaar maken door een bericht te sturen aan de privacyofficer via secretaris@kzrvhollandia.nl.

Beeldmateriaal

Tijdens wedstrijden kan beeldmateriaal (foto’s en video’s) worden gemaakt. Beelmateriaal met nieuws- en/of promotiewaarde wordt op grond van een gerechtvaardigd belang van K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ dat is gelegen in de promotie van het wedstrijdevenement, de organisatie en de watersport in het algemeen, gepubliceerd op de website www.kzrvhollandia.nl.

Door aan een evenement deel te nemen verlenen deelnemers de organiserende autoriteit en de sponsoren automatisch het recht om zonder vergoeding, eeuwigdurend en naar hun eigen goeddunken elke fotografische, audio en video opname en andere reproducties van hen te maken, te gebruiken en te tonen, die op het water of op de evenement locatie zijn gemaakt vanaf de tijd van aankomst op de locatie tot de tijd van hun definitieve vertrek.

Heeft u bezwaar tegen openbare publicatie? Dan kunt u dat gemotiveerd kenbaar maken door een bericht te sturen aan de privacyofficer via secretaris@kzrvhollandia.nl.

K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ bewaart deze gegevens maximaal 10 jaar. Na afloop van deze termijn wordt beeldmateriaal met historische en statistische waarde gearchiveerd.

Derden

K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ maakt gebruik van Manage2Sail en ZW-Scoring om wedstrijdgegevens te verwerken. Deze organisaties gebruiken de data niet voor eigen doeleinden en zijn – indien van toepassing middels een verwerkersovereenkomst – verplicht om de gegevens zorgvuldig te beveiligen en verwerken. Gegevens worden niet buiten de EER verwerkt.

Ook worden de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de deelnemerslijsten om de wedstrijd te kunnen organiseren (om de deelnameovereenkomst uit te voeren) met het Watersportverbond gedeeld zodat de geldigheid van de benodigde licenties kan worden gecontroleerd.

Beveiliging

K.Z. & R.V. ‘Hollandia’ heeft alle passende organisatorische en technische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die worden verwerkt te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Zo is autorisatiebeleid aanwezig en is het netwerk waarbinnen de gegevens worden verwerkt beveiligd volgens de actuele beveiligingsstandaarden. Verder worden medewerkers en vrijwilligers getraind om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens en wordt het privacy beleid periodiek geëvalueerd.

Rechten betrokkenen

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, om eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan ons vragen om de verwerking van persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens. Dan kunt u contact opnemen met de privacyofficer via secretaris@kzrvhollandia.nl.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan eerst contact op met ons via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.